Artykuł sponsorowany

Umowa o pracę w Twojej firmie – jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą?

Decydując się na zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, będziesz musiał dla każdego stworzyć osobny folder, zawierający niezbędną dokumentację pracowniczą. Jest to ważnie nie tylko w celu przechowywania informacji o danej osobie, ale również na wypadek różnego rodzaju sporów – w tym prawnych. Jakie dokumenty powinieneś zachować w folderach osobowych?

Teczki pracownicze – co zawierają?

Prowadzenie tego typu akt jest obowiązkiem pracodawcy, dlatego nim zatrudnisz kogoś na podstawie umowy o pracę, warto odpowiednio się przygotować. Dla każdego pracownika niezbędne będzie przygotowanie teczki, zawierające dwie różne grupy dokumentów. Pierwszą z nich jest dokumentacja osobowa. Są to wszystkie ewidencje, rejestry, wykazy oraz kartoteki dotyczące określonej osoby. Powinny znajdować się tam informacje o danych osobowych, doświadczeniu, wcześniejszym miejscu pracy oraz dniach, w których pracownik był nieobecny w firmie (z powodu urlopu, choroby itd.). Drugą grupą dokumentów jest dokumentacja płacowa. Dotyczy ona nie tylko wypłacanego wynagrodzenia, ale również wszelkich składek opłacanych na rzecz danego pracownika, a także wypłacanych premii i dodatków. Konieczność przechowywania tego typu dokumentów ciąży na każdym pracodawcy, bez względu na to, czy zatrudnia jednego pracownika, czy też kilkuset.

<br>

Jak przechowywać dokumentację?

Niestety, mimo stałego rozwoju technologicznego, nie ma możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. I choć byłaby to wygodniejsza opcja, o wiele łatwiej jest utracić tego typu dane, niż kiedy przechowuje się je w formie drukowanej i pisemnej. Za niedopilnowanie akt osobowych lub świadome narażenie ich na zniszczenie grożą kary wynoszące nawet 30 tysięcy złotych. Akta osobowe trzeba przechowywać na okres aż 50 lat od momentu zakończenia współpracy z danym pracownikiem. Jest to szczególnie kłopotliwe, kiedy zatrudniasz wiele osób. Dobrym wyjściem będzie skorzystanie z usług biura rachunkowego, które zajmuje się sporządzaniem i przechowywaniem tego typu informacji. Przykładem może być warszawska firma LUKAN, która na rynku usług księgowych widnieje już od ćwierć wieku.

Należy pamiętać, że dokumentacja osobowa powinna zawierać dokumenty związane z przyjęciem do pracy, przebiegiem zatrudniania, a także jego zakończeniem. Zawsze lepiej jest zachować o jeden dokument za dużo niż pominąć coś istotnego. W przypadku, kiedy firma kończy swoją działalność, wszystkie teczki powinny zostać przekazane do odpowiedniego dla danego rejonu urzędu, który zajmuje się ich składowaniem. Rejestry tego typu punktów są ogólnodostępne w urzędach wojewódzkich.